申請者

文書の作成

新規作成

申請者が新しく文書を作成する場合、【新規作成】機能を使用します。

1. トップメニューの【新規作成】ボタンをクリックします。

   または、メニューバー【申請・報告】から、【新規作成】をクリックします。

   

2. 書式選択にページ遷移します。並び順を指定し、【検索実行】をクリックします。

   「☑検索条件を保存」をチェックして【検索実行】ボタンをクリックすると、検索条件が保存されます。

   • 「フリーワード」…書式に含まれる単語を指定して、検索した結果を表示します。
   • 「書式順」…書式No.昇順で表示します。
   • 「利用頻度順」…ログイン中ユーザーの文書作成頻度が高い書式順に表示します。

   

3. 【選択】ボタンをクリックします。

   

4. 申請・報告　文書詳細にページ遷移します。件名・文書項目を記入します。

   • 【承認者記入欄】と表示されている項目は、記入できません。
   • 項目によって、入力方法が異なります。詳細は＜入力項目の説明＞をご確認ください。

   

   ＜入力項目の説明＞

   文書の入力項目は、以下の10種類が存在します。

   1. 「1行テキスト」：テキストを1行で入力する。改行は不可。

      

   2. 「リスト選択」、「汎用マスター選択」：リスト選択ボックスを表示し、選択肢から選ぶ。

      

   3. 「日付（西暦）」：記入形式YYYY/MM/DD

      「日付（時間付き）」：記入形式YYYY/MM/DD hh:mm

      

   4. 「数値」：指定された範囲内で、数値を入力する。

      

   5. 「ラジオボタン」：対象項目を選択する。

      

   6. 「チェックボックス」：対象項目をチェックする。

      

   7. 「From～to」：期間を入力する。

      期間の入力方法は、「日付」・「時間」・「日付+時間」の３パターン。

      

   8. 「文章エリア」：テキストを入力する。文章エリア内では改行が可能。

      

   9. 「リンク設定」：リンク先のパスを入力し、リンクを設定する。

      リンク設定には、社内ファイルサーバのリンクや、外部ホームページのURLなどを入力できます。

      

   10. 「表　組」

       ※「表組」の編集ボタンは、文書の新規作成時には表示されません。一度文書を「保存」した後に表示されます。

       1. 文書の【編集】ボタンで、表組編集の画面を表示します。

          

       2. 【行追加】ボタンで行を追加します。

          

       3. 編集後は表組の【保存】ボタンで編集内容を保存します。

          

       4. 登録した行は、行の左端に表示されているボタンにより編集・削除・移動を行います。

          

          【行内アイコンの種類】

          登録：ボタンをクリックすると、選択した行を登録します。

          編集：ボタンをクリックすると、選択した行の編集を行えます。

          削除：ボタンをクリックすると、選択した行を削除できます。

          移動：ボタンをクリックすると、選択した行の表示順を変更できます。移動先の行番号を入力し、【移動】ボタンをクリックすると、指定した行に挿入されます。

       5. 「自動計算」が設定されている場合は、合計値（税込・税別）が計算されます。

          

5. 必要に応じてヘッダー部情報も編集します。

   • 「部署」…自分の所属部署が複数ある場合は変更できます。所属部署が1件のみの場合は変更できません。初期値は従業員マスタの最上部に設定された部署となります。
   • 「役職」…自分の役職、または空白に変更できます。初期値は、①従業員マスタの最上部に設定された部署に紐づく役職、②「部署設定なし」の役職、③空白のうち、①→②→③の優先度で設定されます。
   • 「作成日」…任意の日付に変更できます。初期値は文書を起票した日付です。　(オプション設定にて「文書作成日の自動更新機能：利用する」の設定となっている場合は、作成日の変更はできません。実申請日が自動でセットされます。)

6. 【保存】ボタンをクリックし、内容を保存します。

   

   ＜各種ボタンの説明＞

   

   【戻る】	申請・報告 文書一覧　にページ遷移します。編集中の内容は保存されません。
   【削除】	対象文書を削除します。
   【印刷】	印刷のプレビュー画面を表示します。
   【複写】	文書をコピーして、新規文書を作成します。コピー対象は「件名」と「入力項目」のみです。 「承認・回覧ルート」・「参照者」・「添付」・「参照文書設定」はコピーされません。 コピーした文書の件名には、「（コピー）」のテキストが追加されます。
   【文書検索】	自分が過去に作成した文書、および承認者・参照者・保管者として関わった文書を検索します。 文書検索の条件は、「編集中の書式のみ」が初期値としてチェックされています。
   【編集】	対象の文書内容を編集します。
   【保存】	入力した内容を保存します。
   【提出】	承認ルートを設定した後、承認者へ文書を提出します。

   

   【経費Bank連動設定】	経費Bank連動設定を設定します。
   【ルート選択】	文書を提出するルートを設定します。
   【参照者】	文書を表示できる「参照者」を設定します。
   【添付】	PDFやPNGなどの添付ファイルを設定します。
   【参照文書】	自分が過去に作成した文書、および承認者・参照者・保管者として関わった文書のリンクを設定します。

7. 文書を保存したら、次に承認ルート・参照者・添付・参照文書の設定を行います。

   保存した文書の内容を変更する場合、【申請・報告　文書一覧】から対象文書を検索し、編集を行います。

申請・報告　文書一覧

仮登録した文書を編集する場合、【申請・報告】機能を使用します。このメニューでは、過去に提出した文書を検索し、進行状況を確認することもできます。

1. トップメニューの【申請・報告】ボタンをクリックします。

   または、メニューバー【申請・報告】から、【申請・報告　文書一覧】をクリックします。

   

2. 申請・報告 文書一覧にページ遷移します。【≫】ボタンをクリックして、検索条件を表示します。

   • 「本文検索」をチェックすると、文書の入力内容（本文）もフリーワード検索の対象にすることができます。
   • 「本文検索」の対象に、表組の入力内容は含まれません。
   • 書式を指定しない場合は、全書式が検索対象になります。

   

3. 検索条件を設定して、【検索実行】ボタンをクリックします。

   「☑検索条件を保存」をチェックして【検索実行】ボタンをクリックすると、検索条件が保存されます。

   

4. 【編集】ボタンをクリックします。

   

5. 申請・報告 文書詳細にページ遷移します。【編集】ボタンをクリックして、内容を変更します。

   

   以下のメッセージが表示された場合、該当文書を保存した後に、書式のフォーマット変更が行われています。

   

   【OK】ボタンをクリックすると文書を表示できますが、編集・保存・複写・提出を行うことはできません。該当文書は削除し、【新規作成】から新しい文書を作成してください。

承認ルート・参照者・添付・参照文書の設定

承認ルートの設定

（選択した書式が「承認」フローの場合）

1. 文書の【ルート選択】ボタンをクリックします。

   

   「承認ルート自動選択」機能が設定されており、かつ申請者による承認ルート設定が許可されていない場合、

   「申請者は承認ルートを選択できません。」

   と表示されます。
   その場合は、承認ルートを自動判定するための条件が不足している可能性があります。
   文書の部署や役職、文書入力内容に記載漏れがないかをご確認いただき、解決しない場合は管理者様へご相談ください。
   
   

2. 承認・回覧ルート　ルート選択にページ遷移します。

   使用したい承認ルートの【選択】ボタンをクリックします。

   「履歴選択」…過去に対象書式で使用した承認ルートの履歴を表示し、その中から承認ルートを選択できます。

   

3. 承認・回覧ルート設定にページ遷移します。

   承認者の属性に応じて、承認者を指定、あるいは削除します。

   承認は、上から下へ承認ステップを順番に進みます。最終承認者の承認が完了すると、決裁番号が発行されます。

   

   ＜承認者の属性について＞

   承認には、以下の９つの属性があります。

   1. 固定：承認者

      予め設定された承認者の承認を得ます。申請者が、固定承認者を変更することはできません。

   2. 可変：承認者

      承認・回覧ルート設定画面の【選択】ボタンをクリックすると、「承認・回覧ルート-グループメンバー一覧」を表示します。

      一覧に表示されたグループメンバーの中から一人を選択し、承認者とします。

      

   3. グループ

      承認グループに所属するメンバーを承認者にします。
      ANDを選択した場合は、メンバー全員の承認を、順不同で得ます。ORを選択した場合は、メンバー誰か一人の承認が完了した段階で、次の承認ステップへ進みます。
      

      承認・回覧ルート設定画面の【選択】ボタンがクリック可能である場合、「承認・回覧ルート-グループメンバー一覧」へ遷移し、承認するグループメンバーを選択することができます。

      

   4. 自動判定：申請者

      申請者本人を承認者とし、申請者個人の承認を得ます。
      ※「従業員自動判定機能」を利用しない場合、表示されません。

   5. 自動判定：役職

      文書に設定した部署において、設定した役職に所属する従業員を承認者にします。
      ANDを選択した場合は、メンバー全員の承認を、順不同で得ます。
      ORを選択した場合は、メンバー誰か一人の承認が完了した段階で、次の承認ステップへ進みます。
      ※「従業員自動判定機能」を利用しない場合、表示されません。

   6. 役職

      設定した役職に所属する従業員を承認者にします。
      ANDを選択した場合は、メンバー全員の承認を、順不同で得ます。
      ORを選択した場合は、メンバー誰か一人の承認が完了した段階で、次の承認ステップへ進みます。
      ※「従業員自動判定機能」を利用しない場合、表示されません。

   7. 部署

      設定した部署に所属する従業員を承認者にします。
      ANDを選択した場合は、メンバー全員の承認を、順不同で得ます。
      ORを選択した場合は、メンバー誰か一人の承認が完了した段階で、次の承認ステップへ進みます。
      ※「従業員自動判定機能」を利用しない場合、表示されません。

   8. 部署・役職

      設定した部署の役職に所属する従業員を承認者にします。
      ANDを選択した場合は、メンバー全員の承認を、順不同で得ます。
      ORを選択した場合は、メンバー誰か一人の承認が完了した段階で、次の承認ステップへ進みます。
      ※「従業員自動判定機能」を利用しない場合、表示されません。

   9. 任意選択

      申請者もしくは承認者が、自由に承認者を選択することができます。

      「承認者選択」をクリックすると、承認者選択画面を表示します。

      承認者種別に、「個別承認」、「グループ（AND／OR）」、「部署（AND／OR）」、「役職（AND／OR）」のいずれかを選択した後、承認者もしくは承認グループを選択します。

      省略欄に【削除】ボタンが表示されている場合、その承認段階を削除できます。承認対象者がいない場合にご使用ください。

      

4. ルートを設定し終えたら、【登録】ボタンをクリックします。

   設定したルートをクリアしたい場合は、【クリア】ボタンで内容を消去します。

   

回覧ルートの設定

（選択した書式が「報告」フローの場合）

1. 文書の【ルート選択】ボタンをクリックします。

   

2. 承認・回覧ルート　ルート選択にページ遷移します。

   使用したい回覧ルートの【選択】ボタンをクリックします。

   「履歴選択」…過去に対象書式で使用した回覧ルートの履歴を表示し、その中から回覧ルートを選択できます。

   

3. 承認・回覧ルート設定にページ遷移します。

   承認者の属性に応じて、承認者を指定、あるいは削除します。

   回覧では、設定した回覧者の確認を順不同に得て、全員が確認すると「回覧完了」となります。

   

   ＜回覧者の属性について＞

   回覧には３つの属性があります。

   1. 固定：承認者

      予め設定された回覧者の確認を得ます。申請者が、固定回覧者を変更することはできません。

   2. 可変：承認者

      承認・回覧ルート設定画面の【選択】ボタンをクリックすると、「承認・回覧ルート-グループメンバー一覧」を表示します。

      一覧に表示されたグループメンバーの中から一人を選択し、回覧者とします。

   3. 承認Ｇ

      回覧グループに設定された回覧者の確認を得ます。

      承認・回覧ルート設定画面の【選択】ボタンがクリック可能である場合、「承認・回覧ルート-グループメンバー一覧」へ遷移し、回覧するグループメンバーを選択することができます。

4. ルートを設定し終えたら、【登録】ボタンをクリックします。

   設定したルートをクリアしたい場合は、【クリア】ボタンで内容を消去します。

   

参照者の設定

参照者に設定された従業員は、作成された文書本文ならびに添付ファイルのダウンロードが可能になります。

作成者・承認者・保管者に含まれない従業員へ、対象文書を見せたい場合に使用します。

なお書式マスターで「書式参照者」を設定していた場合、その書式を新規作成すると、参照者が自動で設定されます。

1. 文書の【参照者】ボタンをクリックします。

   

2. 参照者設定（個人/グループ）にページ遷移します。【追加】ボタンをクリックします。

   「履歴選択」…過去に対象書式で設定した参照者の履歴を表示し、その中から参照者設定を選択できます。

   

3. 「属性」を選択します。

   

   ＜参照者の属性について＞

   参照には２つの属性があります。

   1. 個人

      参照者を1名設定します。

   2. グループ

      予め設定された参照グループに所属する従業員全員を参照者に一括登録します。

      部署やプロジェクトグループなどに所属する人全員で参照したい場合等にご使用ください。

4. 【選択】ボタンをクリックし、参照者選択画面を表示します。

   

5. 参照者を設定し終えたら、【登録】ボタンをクリックします。

   更に参照者を追加する場合は、【追加】ボタンをクリックして追加します。

   

6. 設定した参照者をクリアしたい場合は、【クリア】ボタンで内容を消去します。

   

添付ファイルの設定

文書にはPDFやExcelなどの添付ファイルを設定する事ができます。

機能の詳細については添付ファイルマニュアルをご参照ください。

参照文書の設定

決裁が完了している文書を、参照文書としてリンクさせる事ができます。

参照文書に設定できる対象は、自分が作成者である文書、あるいは自分が承認者・参照者・保管者のいずれかに設定されている文書です。

リンクされた参照文書に関わっていない従業員は、承認者であっても、参照文書を表示することができません。参照文書を表示させたい場合は、その文書に従業員を「参照者」として設定してください。

1. 文書の【参照文書】ボタンをクリックします。

   

2. 参照文書一覧にページ遷移します。【追加】ボタンをクリックします。

   

3. 参照文書選択にページ遷移します。【≫】ボタンをクリックして、検索条件を表示します。

   

4. 検索条件を設定して、【検索実行】ボタンをクリックします。

   「☑検索条件を保存」をチェックして【検索実行】ボタンをクリックすると、検索条件が保存されます。

   

5. 参照文書に設定したい文書の【選択】ボタンをクリックします。

   文書の内容を確認したい場合は、【表示】ボタンで文書を表示します。

   

6. 参照文書一覧にページ遷移します。

   設定した参照文書を削除したい場合は、【削除】ボタンで設定を消去します。

   

作成文書の印刷

【印刷】ボタンをクリックし、文書表示画面に印刷プレビューを表示します。

印刷文書には、添付ファイル・参照文書・承認者情報等、文書に設定された全ての情報を印刷します。

※正常に印刷できない場合は、【印刷設定】ボタンをクリックし、各種ブラウザの印刷設定をご確認ください。

文書の提出

承認ルート・参照者・添付ファイル・参照文書の設定を行うと、各ボタンが黄色に変化します。

必要な設定が完了していることを確認し、問題がなければ文書の提出を行います。

1. 【提出】ボタンをクリックします。

   

2. 内容に不備がなければ、「データを提出します。よろしいですか」のメッセージが表示されます。OKをクリックします。

   

3. 承認者に「承認要求メール」が送信されます。

   文書に「この書式はメール通知対象外です」と表示されていた場合は送信されません。

   （送信先の設定は、システム権限者マニュアル【メール送信設定】をご参照ください。）

   

承認依頼メールの送信

文書の承認を行っていない承認者へ、「承認依頼メール」を再送し、承認を促すことができます。

1. 申請・報告　文書一覧を表示します。

   

2. 【≫】ボタンをクリックして、検索条件を表示します。

   

3. 検索条件を設定して、【検索実行】ボタンをクリックします。

   

4. 【表示】ボタンをクリックします。

   

5. 申請・報告　文書詳細にページ遷移します。

   

6. 「承認・回覧ルート」を確認すると、メールマークが表示されています。

   メールマークをクリックすると、その承認段階に「承認依頼メール」を送信します。

   再送メールを既に送っている場合、メールマークにカーソルをあわせると「〇回承認依頼メール送信済」と表示されます。

   

7. 対象の承認段階に、「承認依頼メール」が送信されます。

   承認段階にグループ承認が設定されていた場合、グループ全員にメールが送信されます。

   グループ内の「承認済みの承認者」に対しては、メールは送信されません。

   

文書の取下げ

提出した文書の取下げを行い、「仮登録」の状態に戻すことができます。

ただし、最終承認を完了した文書は、取下げを行えません。

1. 申請・報告　文書一覧を表示します。

   

2. 【≫】ボタンをクリックして、検索条件を表示します。

   

3. 検索条件を設定して、【検索実行】ボタンをクリックします。

   

4. 【表示】ボタンをクリックします。

   

5. 申請・報告 文書詳細にページ遷移します。

   文書の【取下げ】ボタンをクリックします。

   

6. 承認者に「申請要求取下げメール」が送信されます。

   （送信先の設定は、システム権限者マニュアル【メール送信設定】をご参照ください。）

   

報告文書の回覧終了

回覧が完了していない報告文書を、強制的に「回覧終了」に変更することができます。

1. 申請・報告　文書一覧を表示します。

   

2. 【≫】ボタンをクリックして、検索条件を表示します。

   

3. 検索条件を設定して、【検索実行】ボタンをクリックします。

   

4. 【表示】ボタンをクリックします。

   

5. 申請・報告 文書詳細にページ遷移します。

   【回覧終了】ボタンをクリックします。

   

6. 回覧者に「回覧終了メール」が送信されます。

   （送信先の設定は、システム権限者マニュアル【メール送信設定】をご参照ください。）

   

差戻文書の再提出

差戻しされた文書は、申請・報告文書一覧画面から確認する事ができます。

差戻された文書は、内容の編集を行うことができません。【再作成】ボタンでコピーを作成し、編集した上で提出を行ってください。

1. 申請・報告　文書一覧を表示します。

   

2. 【≫】ボタンをクリックして、検索条件を表示します。

   

3. 検索条件を設定して、【検索実行】ボタンをクリックします。

   

4. 【表示】ボタンをクリックします。

   

5. 申請・報告 文書詳細にページ遷移します。

   【再作成】ボタンをクリックします。

   

6. 差戻しされた文書のコピーが作成されます。

   コピー作成された文書は件名に(再作成)の表記が追加され、コピー元の差戻文書は、「参照文書」リンクに設定されます。

   

7. 通常の申請と同様に、必要な編集を加えた上で、【提出】ボタンをクリックして提出します。

   

提出後の処理

文書の作成者は、承認が完了した文書に対して、「照会」・「決裁文書検索」・「結果報告」機能を使用できます。

（経費Bank連携機能を利用している場合、「経費Bank連携文書」の検索も行えます）

それぞれの機能については、リンク先をご確認ください。